Ce document explique la conformité AML dans le contexte ou le domaine des activités de services financiers (Money Service Business - MSB).

Le monde compétitif des entreprises de change de devises et le nouvel environnement réglementaire ont créé une pression de plus en plus grande sur les MSB et autres sociétés financières pour se conformer aux nouvelles réglementations gouvernementales de lutte contre le blanchiment d'argent ALD. La conformité AML est un terme court désignant toutes les méthodologies systématiques utilisées pour se conformer à ces réglementations.

Un programme ALD complet doit comprendre :

• Systèmes de maintenance des enregistrements qui satisfont aux exigences minimales de KYC
• Systèmes automatisés de validation et de vérification des enregistrements
• Suivi des transactions
• Évaluation et qualification des risques
• Révisions des risques et réévaluation systématique des enregistrements
• Rapports gouvernementaux
• Audits ALD
• Outils automatiques

Les entreprises de services monétaires (MSB) sont des entreprises qui proposent des services tels que le change de chèques, les mandats postaux, les chèques de voyage, les services de transfert et de remise d'argent, les opérations ou échanges de devises ainsi que des produits à accès prépayé (anciennement appelés "valeur stockée").

Les entreprises de services monétaires aux États-Unis sont soumises aux exigences de la loi sur le secret bancaire et doivent s'enregistrer auprès de la FinCEN. Au Canada, ces entreprises doivent se conformer aux réglementations de FINTRAC.

• Élaboration d'un Manuel de Conformité
• Désignation d'un responsable de la conformité
• Période d'audits internes (généralement chaque année)
• Audits externes périodiques (généralement tous les 2 ans)
• Mise en place d'un programme de formation en conformité
• Mise en place d'un système de gestion des enregistrements compatibles
• Programme global KYC (Know Your Customer - Connaître son client)
• Rapports systématiques (LCTR, EFTR, STR)
• Archivage des documents importants sur papier et des communications avec les autorités, les banques, les personnes, les clients et autres documents de diligence raisonnable
• Procédures de contrôle interne
• Révision périodique du programme de conformité
• Gestion des risques

• Enregistrement incomplet
• Régime de conformité incomplet ou obsolète
• Analyse et atténuation des risques insuffisantes
• Mauvaise connaissance du client (par exemple, absence d'occupation complète)
• Mauvais programme de détermination des PEP (Personnes Politiquement Exposées)
• Mauvaise détermination des tiers
• Enregistrement insuffisant de la structure de l'entreprise
• Enregistrement KYC insuffisant des bénéficiaires
• Diligence raisonnable insuffisante sur l'origine des fonds
• Rapports tardifs
• Manque de documentation de formation
• Manque de signalement systématique des transactions suspectes (STR)
• Manque d'audit externe opportun

Pour votre prochain audit de conformité AML, assurez-vous d'avoir les documents suivants en ordre :

• Manuel de Conformité à jour (Règlement de Conformité)
• Livre d'enregistrement de la formation en conformité
• Les documents des clients corporatifs doivent être complets.
• Les informations clients (diligence raisonnable KYC) doivent être complètes et enregistrées dans votre système de gestion des enregistrements électroniques (par exemple, profession, adresse, date de naissance, etc.)
• Préparez à l'avance les requêtes et documents demandés
• Préparez votre personnel pour les entretiens individuels et demandez-leur de revoir leur matériel.
• L'officier de conformité sera interrogé
• Il peut être questionné sur les méthodes d'évaluation des risques (comment déterminer les clients à haut risque ou PEP)
• Il est recommandé de préparer vos rapports F2R (rapports sur les opérations importantes) et d'avoir les numéros de confirmation enregistrés dans votre système électronique

• Thème du matériel de formation
• Date, heure et lieu de la formation
• Matériel de formation sur la conformité joint
• Liste des participants avec leurs signatures

Le Manuel de Conformité ALD et ATF (Anti-Money-Laundering & Anti-Terrorist Financing) est une documentation qui décrit les politiques et les procédures concernant la manière dont une organisation MSB aborde ses obligations en matière de lutte contre le blanchiment d'argent conformément à la loi.

Cela peut dépendre de la taille de votre entreprise et des différents produits et services que vous proposez. Cela peut également dépendre de la disponibilité de votre personnel de conformité. Généralement, nous sous-traitons notre programme de conformité à des personnes et des entreprises en qui nous avons confiance au fil des années. Étant donné que notre activité principale est le développement de logiciels, nous ne facturons pas de frais supplémentaires ni de commissions en tant qu'intermédiaire. Notre objectif est de nous assurer que nos clients restent en affaires et nous nous assurerons de les guider à chaque étape du processus.

Si vous ne le savez pas, il y a eu une tendance croissante des banques et autres institutions financières à fermer les comptes des MSB (Businesses of Money Service). Ce phénomène est plus fréquent aux États-Unis et au Canada, mais il a également été observé dans d'autres pays tels que l'Australie, le Royaume-Uni, la Nouvelle-Zélande, etc.

Cette question peut sembler déplacée, mais nous recevons continuellement cette question depuis plusieurs années. Si vous êtes une nouvelle entreprise de services monétaires, vous devez vous arrêter et lire ceci avant de vous adresser à votre banque. Rappelez-vous que vous n'avez qu'une seule chance de bien faire les choses, il vaut donc mieux vous préparer à ce défi à l'avance. Nous vous recommandons vivement de parler à un expert en AML avant de vous adresser à votre banque. Cette brève note vous expliquera ce que vous devez savoir à l'avance.

L'impression générale est que les banques cherchent à éliminer leur concurrence en supprimant leur capacité à effectuer des opérations bancaires. Bien que cela puisse sembler être un incitatif valide, ce n'est pas la vraie raison derrière leur décision.

La raison se résume au contrôle et à la gestion des risques. Les MSB sont des clients intrinsèquement très risqués pour les banques, car ils sont des cibles faciles pour les blanchisseurs d'argent et les financiers du terrorisme. Les banques n'ont pas le temps ni les ressources pour s'assurer que tous leurs clients respectent les règles et réglementations, elles cherchent donc à atténuer leur risque en supprimant la cause. Cela dit, nous ne voulons pas sous-entendre que l'ouverture d'un compte bancaire dans n'importe quelle institution financière est impossible, mais c'est certainement un grand défi.

Plusieurs facteurs déterminent le score de risque d'un MSB. Les banques doivent passer par un processus très sophistiqué et exhaustif d'évaluation des risques pour évaluer la capacité d'un MSB à lutter contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme. Fondamentalement, vous devez faciliter la tâche des banques pour qu'elles réalisent que vous avez réfléchi à leur problème et que vous leur avez proposé une solution réalisable.

Vous connaissez peut-être le concept d'évaluation des risques basée sur des scores. Peut-être savez-vous que lorsqu'une personne demande un prêt, le prêteur évaluera le risque en fonction de différents facteurs. L'un de ces facteurs est le score de crédit de l'individu. Ce score de crédit est calculé et évalué au fil des ans.

Les banques ont différentes matrices d'évaluation des risques, mais elles partagent toutes certaines propriétés communes. Voici quelques-unes des questions qui pourraient influencer la décision de la banque d'une manière ou d'une autre :

• Système de gestion des enregistrements informatisé (le système que vous utilisez doit être conforme à la réglementation). Les MSB qui utilisent un système manuel de gestion des enregistrements auront beaucoup de mal à maintenir leurs comptes opérationnels.
• Votre direction doit connaître et se former à toutes les réglementations concernant l'AML et l'ATF. Vous devez conserver et fournir des preuves de la formation de votre direction sur les sauvegardes réglementaires, la gestion des enregistrements et les rapports.
• La gamme de services que votre MSB propose (transferts de fonds, espèces, chèques de change, commerce de métaux précieux, etc.); plus de services signifient généralement plus de risques. Comme la banque devra signaler la transaction de votre MSB à son régulateur, ils veulent savoir combien cela leur coûtera de vous signaler.
• Programme de Lutte contre le Blanchiment d'Argent (Anti-Money Laundering) & Financement du Terrorisme (Anti-Terrorist Financing) mis en place (manuel d'AML et d'ATF adapté à votre entreprise). Votre manuel de conformité doit indiquer comment vous effectuerez vos vérifications de KYC, KYA (Know Your Agent), KYE (Know Your Employee), règle des 24 heures, liste des sanctions chaque fois que vous traitez avec des clients récurrents. Les banques n'accepteront plus un manuel de conformité générique.
• Vérifications des antécédents contre les listes de sanctions : elles doivent être automatisées, les banques n'accepteront pas de systèmes manuels. Votre liste doit être mise à jour au moins une fois par semaine. La plupart des banques canadiennes sont des partenaires de banques américaines et doivent donc respecter les réglementations bancaires américaines. En tant que MSB canadien souhaitant conserver votre relation bancaire, vous devez vous assurer de consulter la liste SDN de l'OFAC et la liste OSFI. Vous devez également informer votre banque de la manière dont vous y parvenez.
• Programme de reporting. Conservez tous les enregistrements de vos rapports.
• En tant que MSB, vous êtes susceptible d'avoir des transactions suspectes. Vous devez conserver les preuves et les remettre à la banque.
• Entretien : vous serez interrogé et le directeur de l'agence fera sa propre recommandation. Certains entretiens ne sont pas officiels et peuvent être réalisés par téléphone. Vous devez être très bien préparé pour répondre aux questions de la banque concernant votre programme de conformité.
• Programme de formation : vous devez avoir un programme régulier de formation en conformité pour votre personnel. Conservez une trace de toutes les formations et fournissez-les à la banque comme preuve de votre programme de formation en action.
• Programme d'Audit Interne : vous devez mentionner dans votre manuel de conformité que vous avez prévu un programme interne d'évaluation des risques. Votre audit interne doit être effectué au moins une fois par an.
• Audit de risques externe : vous devrez peut-être effectuer un audit externe par des auditeurs tels que Grant Thornton, KPMG, Ernst & Young ou d'autres auditeurs AML.