What is AML Compliance?

This document explains the AML Compliance in the context or domain of Money Service Business (MSB).

The competitive world of foreign exchange business and new regulatory environment, have created an increasing pressure on MSB and other financial companies to conform with new government Anti-Money-Laundering AML regulations. AML Compliance is a short term for referring to all systematic methodologies used to conform with these regulations.

A complete AML program should consist of:

  • Record Keeping Systems satisfying minimum KYC requirements
  • Automated Systems for Record Validation and Verifications
  • Transaction Monitoring
  • Risk Assessment and Rating
  • Risk Reviews and Systematic re-evaluation of records
  • Government Reporting
  • AML Audits
  • Automatic Tools

What is a Money Service Business (MSB)?

Money Service Businesses (MSBs) are businesses offering check cashing, money orders, travelers checks, money transfer and remittance service, currency dealing or exchange, and pre-paid access (formerly stored value) products.

Money Services Businesses in the United States are subject to Bank Secrecy Act requirements and must register with FinCEN. In Canada, these companies should comply to FINTRAC regulations.

Elements of an AML Compliance Program

  • Preparation of a Compliance Manual
  • Assigning a compliance officer
  • Period Internal audits (normally every year)
  • Periodic External audits (normally every 2 years)
  • Implementing a Compliance Training program
  • Implementing an compliant Record-Keeping System
  • Comprehensive KYC (Know-Your-Customer) program
  • Systematic Reporting (LCTR, EFTR, STR)
  • Archival of important paper documents and communications with authorities, banks, people, customers, and other documents of due diligence
  • Internal Control Procedures
  • Periodic review of the compliance program
  • Management of Risks

What are the most common deficiencies?

  • Incomplete Registration
  • Incomplete or outdated compliance regime
  • Poor Risk analysis and mitigation
  • Poor KYC on customers (e.g. lacking full occupation)
  • Poor PEP determination program
  • Poor Third-party determination
  • Insuficcient record on corporate structure
  • Insuficient KYC record on beneficiaries
  • Poor due diligence on source of funds
  • Late reporting
  • Lack of trainng documentations
  • Lack of systematic reporting for suspicious transactions (STR)
  • Lack of timely external audit

What to prepare for your AML Audit?

For your next AML Compliance audit make sure you have the following documents in order:

  • Updated Compliance Manual (Compliance Regiment)
  • Compliance Training Log Book
  • Corporate customers documents should be complete
  • Customer information (KYC due diligence) should be complete and entered in your electronic record-keeping system (e.g. occupation, address, DOB, etc...)
  • Prepare the requested queries and documents in advance
  • Prepare your staff for personal Interviews and ask them to review their material
  • Compliance officer will be Interviewed
  • Methods of Risk Assessment may be enquired about (how to determine high risk or PEP customers)
  • It is recommended to have your F2R reports ready and have the confirmation numbers entered in your electronic system

What to include in your AML Compliance Training Log?

  • Subject of training material
  • Date, time and place the training took place
  • Compliance training material attached
  • List of attendees with their signature

What is an AML & ATF Compliance Manual?

The AML & ATF Compliance Manual (Anti-Money-Laundering & Anti-Terrorist Financing) is a documentation that outlines the policies and procedures of how an MSB organization is addressing its Anti-Money-Laundering obligations under the law.

How long does it take to prepare an AML Compliance Regime?

This may depend on the size of your company and different products and services that you offer. It may also depend on the availability of our compliance staff. We normally outsource your compliance program to individuals and companies that we have come to trust over the years. Since our core business is software development, we will not charge any extra fees or commissions as a middle men. Our goal is to make sure that our customers stay in business and we will make sure to guide them every step of the way.

Why are the banks closing down Money Exchange business accounts?

If you are not aware, there has been an increasing trend about banks and other financial institutions closing down accounts of MSB (Money Service Businesses). This phenomenon is more prevalent in the US and Canada, but have been followed in other countries such as Australia, UK, New Zealand, and so on.

This question may seem out of place, but we have been continuously receiving this question for several years. If you are a new Money Service Business, you have to stop and read this before you approach your bank. Remember that you only get one chance to make it right, so you better prepare for this challenge ahead of time. We certainly recommend that you talk to an AML expert before you approach your bank. This short note will explain what you need to know ahead of time.

The general impression is that banks are trying to kill their competition by eliminating their ability to bank. Although this may seem like a valid incentive, it is not the real reason behind their decision.

Why are the banks refusing to open accounts for Currency Exchange Businesses?

The reason comes down to risk-control and mitigation. MSBs are inherently very risky clients for the banks, as they are easy targets for money launderer and terrorist financers. The banks do not have the time and resources to make sure all their clients are following the rules and regulations, so they try to mitigate their risk by elliminating the cause. Having said that, we are not trying to imply that it is impossible to open a bank account in any financial institution, but it is definitely a big challenge.

There are more than one factor or two that determine the risk score of an MSB. Banks have to go through a very sophisticated and thorough process of risk-assessment to evaluate the capacity of an MSB in terms of fighting money laundering and terrorist financing. Basically, you have to make it easy for the banks to realize that you have thought of their problem and approached them with a feasible solution.

You may be aware of the concept of a score-based risk evaluation. Perhaps you know that when an individual applies for a loan, the creditor will evaluate the risk based on different factors. One of these factors is the credit score of the individual. This credit score is calculated and evaluated over the years.

you Banks have different risk-assessment matrix but they all share some common properties. These are some of the issues that could influence the bank's decision one way or another:

  • Computerized Record Keeping System (the system that you are using must be compliant with regulations). MSBs that are using manual record-keeping system will have a very difficult time to keep their accounts operational.
  • Your management should be aware and trained on all the regulations for AML and ATF. You should keep and provide evidence of your management training in regulatory safeguards, record-keeping and reporting.
  • The variety of services that your MSB offers (remittance, cash, cheque cashing, dealing precious metals, etc...); more services is usually riskier. As the bank will have to report your MSB's transaction to your regulator, they want to know how much reporting cost you will bring them.
  • AML (Anti-Money-Laundering) & ATF (Anti-Terrorist Financing) program in place (manual of AML and ATF custom-made for your business). Your compliance manual should mention how you will perform your KYC, KYA (Know Your Agent) , KYE (Know Your Employee) , 24-hr rule, sanction list checks every time you deal with recurring clients. A generic compliance manual will not be acceptable by the banks anymore.
  • Background checks against sanction lists: must be automated, banks will not accept manual systems. Your list must be updated at least on a weekly basis. Most Canadian banks are partners with US banks and therefore, must comply to US banking regulations. As a Canadian MSB who want to maintain your banking relationship, you must ensure to check OFAC' SDN list as well as OSFI list. You also should let you bank know how you achieve this.
  • Reporting program. Please keep all records of your reporting.
  • As an MSB, you are prone to having suspicious transactions. You must keep the evidence and provide it to the bank.
  • Interview: you will be interviewed and the branch manager will put their own recommendation. Some interviews are unofficial and may be done over the phone. You should be very well prepared to answer questions from the bank regarding your compliance program.
  • Training program: you should have regular compliance training program for your staff. Keep a record of all training and provide to the bank as proof of your training program in action.
  • Internal Audit program: You must mention in your compliance manual that you have provisioned an internal risk-assessment program. Your internal audit should take place at least once a year.
  • External Risk Audit: You may be required to do an external audit by auditors such as Grant Thornton, KPMG, Ernst & Young, or other AML auditors.

Qu'est-ce que la conformité AML ?

Ce document explique la conformité AML dans le contexte ou le domaine de Money Service Business (MSB).

Le monde concurrentiel des opérations de change et le nouvel environnement réglementaire ont créé une pression croissante sur les MSB et les autres sociétés financières pour qu'elles se conforment aux nouvelles réglementations gouvernementales en matière de lutte contre le blanchiment d'argent. Conformité AML est un terme abrégé désignant toutes les méthodologies systématiques utilisées pour se conformer à ces réglementations.

Un programme AML complet devrait comprendre :

  • Systèmes de tenue de registres satisfaisant aux exigences minimales de KYC
  • Systèmes automatisés de validation et de vérification des enregistrements
  • Surveillance des transactions
  • Évaluation et notation des risques
  • Examens des risques et réévaluation systématique des dossiers
  • Rapports gouvernementaux
  • Audits LBC
  • Outils automatiques

Qu'est-ce qu'une entreprise de services monétaires (ESM) ?

Les entreprises de services monétaires (ESM) sont des entreprises offrant des services d'encaissement de chèques, de mandats, de chèques de voyage, de transfert et de remise d'argent, de négociation ou d'échange de devises et d'accès prépayés (anciennement à valeur stockée).

Les entreprises de services monétaires aux États-Unis sont soumises aux exigences de la loi sur le secret bancaire et doivent s'enregistrer auprès du FinCEN. Au Canada, ces entreprises doivent se conformer aux règlements de CANAFE.

Éléments d'un programme de conformité AML

  • Préparation d'un manuel de conformité
  • Affectation d'un responsable de la conformité
  • Période Audits internes (normalement tous les ans)
  • Audits externes périodiques (normalement tous les 2 ans)
  • Mise en place d'un programme de formation à la conformité
  • Mise en place d'un système d'archivage conforme
  • Programme complet KYC (Know-Your-Customer)
  • Rapports systématiques (LCTR, EFTR, STR)
  • Archivage des documents papier importants et des communications avec les autorités, les banques, les personnes, les clients et autres documents de diligence raisonnable
  • Procédures de contrôle interne
  • Examen périodique du programme de conformité
  • Gestion des risques

Quelles sont les carences les plus courantes ?

  • Inscription incomplète
  • Régime de conformité incomplet ou obsolète
  • Mauvaise analyse et atténuation des risques
  • Mauvais KYC sur les clients (par exemple, manque d'occupation complète)
  • Mauvais programme de détermination de la PEP
  • Mauvaise détermination par un tiers
  • Dossier insuffisant sur la structure de l'entreprise
  • Dossier KYC insuffisant sur les bénéficiaires
  • Mauvaise diligence raisonnable sur la source des fonds
  • Déclaration tardive
  • Manque de documentation de formation
  • Absence de déclaration systématique des opérations suspectes (STR)
  • Absence d'audit externe en temps opportun

Que préparer pour votre Audit AML ?

Pour votre prochain audit de conformité AML, assurez-vous d'avoir les documents suivants en ordre :

  • Mise à jour du manuel de conformité (régime de conformité)
  • Journal de formation sur la conformité
  • Les documents des entreprises clientes doivent être complets
  • Les informations client (KYC due diligence) doivent être complètes et saisies dans votre système d'archivage électronique (par exemple, profession, adresse, date de naissance, etc.)
  • Préparer les requêtes et documents demandés à l'avance
  • Préparez votre personnel aux entretiens personnels et demandez-leur de revoir leur matériel
  • L'agent de conformité sera interviewé
  • Les méthodes d'évaluation des risques peuvent être demandées (comment déterminer les clients à haut risque ou PEP)
  • Il est recommandé de préparer vos rapports F2R et de saisir les numéros de confirmation dans votre système électronique

Que faut-il inclure dans votre journal de formation sur la conformité AML ?

  • Objet du matériel de formation
  • Date, heure et lieu de la formation
  • Matériel de formation à la conformité ci-joint
  • Liste des participants avec leur signature

Qu'est-ce qu'un manuel de conformité AML & ATF ?

Le Manuel de conformité AML & ATF (Anti-Money-Laundering & Anti-Terrorist Financing) est un document qui décrit les politiques et procédures sur la façon dont une organisation MSB s'acquitte de ses obligations anti-blanchiment d'argent en vertu de la loi.

Combien de temps faut-il pour préparer un régime de conformité AML ?

Cela peut dépendre de la taille de votre entreprise et des différents produits et services que vous proposez. Cela peut également dépendre de la disponibilité de notre personnel de conformité. Nous sous-traitons normalement votre programme de conformité à des particuliers et à des entreprises en qui nous avons confiance au fil des ans. Étant donné que notre activité principale est le développement de logiciels, nous ne facturerons aucun frais ou commission supplémentaire en tant qu'intermédiaire. Notre objectif est de nous assurer que nos clients restent en affaires et nous veillerons à les guider à chaque étape du processus.

Pourquoi les banques ferment-elles les comptes commerciaux Money Exchange ?

Si vous ne le savez pas, les banques et autres institutions financières ont de plus en plus tendance à fermer les comptes des MSB (Money Service Businesses). Ce phénomène est plus répandu aux États-Unis et au Canada, mais a été suivi dans d'autres pays comme l'Australie, le Royaume-Uni, la Nouvelle-Zélande, etc.

Cette question peut sembler déplacée, mais nous recevons continuellement cette question depuis plusieurs années. Si vous êtes une nouvelle entreprise de services monétaires, vous devez vous arrêter et lire ceci avant d'approcher votre banque. N'oubliez pas que vous n'avez qu'une seule chance de réussir, alors mieux vaut vous préparer à ce défi à l'avance. Nous vous recommandons certainement de parler à un expert AML avant de vous adresser à votre banque. Cette courte note vous expliquera ce que vous devez savoir à l'avance.

L'impression générale est que les banques tentent de tuer leurs concurrents en éliminant leur capacité de banque. Bien que cela puisse sembler être une incitation valable, ce n'est pas la véritable raison de leur décision.

Pourquoi les banques refusent-elles d'ouvrir des comptes pour les entreprises de change ?

La raison en est le contrôle et l'atténuation des risques. Les ESM sont par nature des clients très risqués pour les banques, car ce sont des cibles faciles pour les blanchisseurs d'argent et les financeurs du terrorisme. Les banques n'ont ni le temps ni les ressources pour s'assurer que tous leurs clients respectent les règles et réglementations, elles essaient donc d'atténuer leur risque en éliminant la cause. Cela dit, nous n'essayons pas de laisser entendre qu'il est impossible d'ouvrir un compte bancaire dans une institution financière, mais c'est certainement un grand défi.

Il existe plus d'un facteur ou deux qui déterminent le score de risque d'une ESM. Les banques doivent passer par un processus d'évaluation des risques très sophistiqué et approfondi pour évaluer la capacité d'une ESM en termes de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme. Fondamentalement, vous devez permettre aux banques de réaliser facilement que vous avez pensé à leur problème et que vous les avez approchées avec une solution réalisable.

Vous connaissez peut-être le concept d'évaluation des risques basée sur le score. Vous savez peut-être que lorsqu'une personne demande un prêt, le créancier évalue le risque en fonction de différents facteurs. L'un de ces facteurs est le pointage de crédit de l'individu. Ce pointage de crédit est calculé et évalué au fil des ans.

Vos banques ont des matrices d'évaluation des risques différentes, mais elles partagent toutes certaines propriétés communes. Voici quelques-uns des problèmes qui pourraient influencer la décision de la banque d'une manière ou d'une autre :

  • Système de tenue de dossiers informatisé (le système que vous utilisez doit être conforme à la réglementation). Les ESM qui utilisent un système de tenue de registres manuel auront beaucoup de mal à maintenir leurs comptes opérationnels.
  • Votre direction doit être informée et formée à toutes les réglementations en matière de LBC et ATF. Vous devez conserver et fournir des preuves de votre formation en gestion en matière de protections réglementaires, de tenue de registres et de rapports.
  • La variété des services que propose votre ESM (remise de fonds, espèces, encaissement de chèques, négoce de métaux précieux, etc...); plus de services est généralement plus risqué. Comme la banque devra déclarer la transaction de votre ESM à votre régulateur, elle veut savoir combien de frais de déclaration vous lui apporterez.
  • Programme AML (Anti-Money-Laundering) & ATF (Anti-Terrorist Financing) en place (manuel d'AML et ATF sur mesure pour votre entreprise). Votre manuel de conformité doit mentionner comment vous effectuerez vos vérifications KYC, KYA (Know Your Agent), KYE (Know Your Employee), règle des 24 heures, liste de sanctions chaque fois que vous traitez avec des clients récurrents. Un manuel de conformité générique ne sera plus acceptable par les banques.
  • Vérification des antécédents par rapport aux listes de sanctions : doit être automatisée, les banques n'accepteront pas les systèmes manuels. Votre liste doit être mise à jour au moins une fois par semaine. La plupart des banques canadiennes sont partenaires de banques américaines et doivent donc se conformer à la réglementation bancaire américaine. En tant qu'ESM canadienne qui souhaite maintenir votre relation bancaire, vous devez vous assurer de vérifier la liste SDN de l'OFAC ainsi que la liste du BSIF. Vous devez également informer votre banque de la manière dont vous y parvenez.
  • Programme de déclaration. Veuillez conserver tous les enregistrements de vos rapports.
  • En tant qu'ESM, vous êtes susceptible d'avoir des transactions suspectes. Vous devez conserver la preuve et la fournir à la banque.
  • Entretien : vous serez interviewé et le directeur de la succursale émettra sa propre recommandation. Certaines entrevues ne sont pas officielles et peuvent se faire par téléphone. Vous devez être très bien préparé pour répondre aux questions de la banque concernant votre programme de conformité.
  • Programme de formation : vous devriez avoir un programme régulier de formation sur la conformité pour votre personnel. Gardez une trace de toutes les formations et fournissez-les à la banque comme preuve de votre programme de formation en action.
  • Programme d'audit interne : Vous devez mentionner dans votre manuel de conformité que vous avez prévu un programme interne d'évaluation des risques. Votre audit interne doit avoir lieu au moins une fois par an.
  • Audit externe des risques : vous devrez peut-être effectuer un audit externe par des auditeurs tels que Grant Thornton, KPMG, Ernst & Young ou d'autres auditeurs AML.

¿Qué es el cumplimiento AML?

Este documento explica el Cumplimiento AML en el contexto o dominio de Money Service Business (MSB).

El mundo competitivo de los negocios de cambio de divisas y el nuevo entorno regulatorio han creado una presión cada vez mayor sobre las MSB y otras compañías financieras para cumplir con las nuevas regulaciones gubernamentales contra el lavado de dinero ALD. Cumplimiento AML es un término corto para referirse a todas las metodologías sistemáticas utilizadas para cumplir con estas regulaciones.

Un programa ALD completo debe constar de:

  • Sistemas de mantenimiento de registros que satisfacen los requisitos mínimos de KYC
  • Sistemas Automatizados de Validación y Verificación de Registros
  • Monitoreo de transacciones
  • Evaluación y calificación de riesgos
  • Revisiones de riesgos y reevaluación sistemática de registros
  • Informes gubernamentales
  • Auditorías ALD
  • Herramientas Automáticas

¿Qué es una empresa de servicios monetarios (MSB)?

Las empresas de servicios monetarios (MSB) son empresas que ofrecen cambio de cheques, giros postales, cheques de viajero, servicios de transferencia y remesas de dinero, operaciones o cambios de divisas y productos de acceso prepago (anteriormente valor almacenado).

Las empresas de servicios monetarios en los Estados Unidos están sujetas a los requisitos de la Ley de secreto bancario y deben registrarse en la FinCEN. En Canadá, estas empresas deben cumplir con las regulaciones de FINTRAC

Elementos de un Programa de Cumplimiento AML

  • Elaboración de un Manual de Cumplimiento
  • Asignación de un oficial de cumplimiento
  • Período Auditorías internas (normalmente cada año)
  • Auditorías externas periódicas (normalmente cada 2 años)
  • Implementación de un programa de capacitación en cumplimiento
  • Implementación de un sistema de mantenimiento de registros compatible
  • Programa integral KYC (Conozca a su cliente)
  • Informes sistemáticos (LCTR, EFTR, STR)
  • Archivo de importantes documentos en papel y comunicaciones con autoridades, bancos, personas, clientes y otros documentos de debida diligencia
  • Procedimientos de Control Interno
  • Revisión periódica del programa de cumplimiento
  • Gestión de Riesgos

¿Cuáles son las deficiencias más comunes?

  • Registro incompleto
  • Régimen de cumplimiento incompleto o desactualizado
  • Deficiente Análisis y mitigación de riesgos
  • Pobre KYC en los clientes (por ejemplo, falta de ocupación completa)
  • Pobre programa de determinación de PEP
  • Pobre determinación de terceros
  • Registro insuficiente de la estructura societaria
  • Insuficiente KYC record donde beneficiarías
  • Debida diligencia deficiente sobre el origen de los fondos
  • Informes tardíos
  • Falta de documentación de entrenamiento.
  • Falta de reporte sistemático de transacciones sospechosas (STR)
  • Falta de auditoría externa oportuna

¿Qué preparar para su Auditoría ALD?

For your next AML Compliance audit make sure you have the following documents in order:

  • Manual de Cumplimiento actualizado (Compliance Regiment)
  • Libro de registro de capacitación de cumplimiento
  • Los documentos de los clientes corporativos deben estar completos.
  • La información del cliente (debida diligencia de KYC) debe estar completa e ingresada en su sistema de mantenimiento de registros electrónicos (por ejemplo, ocupación, dirección, fecha de nacimiento, etc.)
  • Preparar con antelación las consultas y documentos solicitados
  • Prepare a su personal para entrevistas personales y pídales que revisen su material.
  • El oficial de cumplimiento será entrevistado
  • Se puede consultar sobre métodos de evaluación de riesgos (cómo determinar clientes de alto riesgo o PEP)
  • Se recomienda tener listos sus informes F2R y tener los números de confirmación ingresados ​​en su sistema electrónico

¿Qué incluir en su registro de capacitación de cumplimiento de AML?

  • Tema del material de formación
  • Fecha, hora y lugar en que se realizó la capacitación
  • Material de formación sobre cumplimiento adjunto
  • Lista de asistentes con su firma

¿Qué es un Manual de Cumplimiento ALD y ATF?

El Manual de Cumplimiento AML y ATF (Anti-Money-Laundering & Anti-Terrorist Financing) es una documentación que describe las políticas y los procedimientos de cómo una organización de MSB está abordando sus obligaciones de Anti-Lavado de Dinero conforme a la ley.

¿Cuánto tiempo lleva preparar un Régimen de Cumplimiento ALD?

Esto puede depender del tamaño de su empresa y de los diferentes productos y servicios que ofrezca. También puede depender de la disponibilidad de nuestro personal de cumplimiento. Normalmente subcontratamos su programa de cumplimiento a personas y empresas en las que hemos llegado a confiar a lo largo de los años. Dado que nuestro negocio principal es el desarrollo de software, no cobraremos tarifas ni comisiones adicionales como intermediarios. Nuestro objetivo es asegurarnos de que nuestros clientes permanezcan en el negocio y nos aseguraremos de guiarlos en cada paso del camino.

¿Por qué los bancos están cerrando las cuentas comerciales de Money Exchange?

Si no lo sabe, ha habido una tendencia creciente sobre los bancos y otras instituciones financieras que cierran cuentas de MSB (Negocios de servicios monetarios). Este fenómeno es más frecuente en EE. UU. y Canadá, pero se ha seguido en otros países como Australia, Reino Unido, Nueva Zelanda, etc.

Esta pregunta puede parecer fuera de lugar, pero hemos estado recibiendo esta pregunta continuamente durante varios años. Si usted es un nuevo negocio de servicios monetarios, debe detenerse y leer esto antes de acercarse a su banco. Recuerda que solo tienes una oportunidad de hacerlo bien, por lo que es mejor que te prepares para este desafío con anticipación. Sin duda, le recomendamos que hable con un experto en AML antes de acercarse a su banco. Esta breve nota le explicará lo que necesita saber con anticipación.

La impresión general es que los bancos están tratando de matar a su competencia eliminando su capacidad para realizar operaciones bancarias. Aunque esto pueda parecer un incentivo válido, no es la verdadera razón detrás de su decisión.

¿Por qué los bancos se niegan a abrir cuentas para las Empresas de Cambio de Divisas?

La razón se reduce al control y la mitigación de riesgos. Los MSB son clientes inherentemente muy riesgosos para los bancos, ya que son blancos fáciles para los lavadores de dinero y los financiadores del terrorismo. Los bancos no tienen el tiempo ni los recursos para asegurarse de que todos sus clientes cumplan con las reglas y regulaciones, por lo que tratan de mitigar su riesgo eliminando la causa. Dicho esto, no estamos tratando de dar a entender que es imposible abrir una cuenta bancaria en cualquier institución financiera, pero definitivamente es un gran desafío.

Hay más de uno o dos factores que determinan la puntuación de riesgo de un MSB. Los bancos tienen que pasar por un proceso muy sofisticado y exhaustivo de evaluación de riesgos para evaluar la capacidad de una MSB en términos de lucha contra el lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo. Básicamente, debe facilitar que los bancos se den cuenta de que ha pensado en su problema y se les acercó con una solución factible.

Es posible que conozca el concepto de una evaluación de riesgos basada en puntajes. Quizás sepa que cuando una persona solicita un préstamo, el acreedor evaluará el riesgo en función de diferentes factores. Uno de estos factores es la puntuación de crédito del individuo. Este puntaje de crédito se calcula y evalúa a lo largo de los años.

Los bancos tienen diferentes matrices de evaluación de riesgos, pero todos comparten algunas propiedades comunes. Estas son algunas de las cuestiones que podrían influir en la decisión del banco de una forma u otra:

  • Sistema de mantenimiento de registros computarizados (el sistema que esté utilizando debe cumplir con las regulaciones). Los MSB que utilizan un sistema manual de mantenimiento de registros tendrán muchas dificultades para mantener sus cuentas operativas.
  • Su gerencia debe conocer y capacitarse en todas las regulaciones para AML y ATF. Debe conservar y proporcionar evidencia de su capacitación gerencial en salvaguardas regulatorias, mantenimiento de registros e informes.ting.
  • La variedad de servicios que ofrece su MSB (remesas, efectivo, cambio de cheques, comercio de metales preciosos, etc.); más servicios suele ser más riesgoso. Como el banco tendrá que informar la transacción de su MSB a su regulador, quieren saber cuánto le costará informarles.
  • Programa AML (Anti-Money-Laundering) & ATF (Anti-Terrorist Financing) implementado (manual de AML y ATF hecho a medida para su negocio). Su manual de cumplimiento debe mencionar cómo llevará a cabo sus verificaciones de KYC, KYA (Conozca a su agente), KYE (Conozca a su empleado), regla de 24 horas, lista de sanciones cada vez que trate con clientes recurrentes. Los bancos ya no aceptarán un manual de cumplimiento genérico.
  • Verificaciones de antecedentes contra listas de sanciones: deben ser automatizadas, los bancos no aceptarán sistemas manuales. Su lista debe actualizarse al menos semanalmente. La mayoría de los bancos canadienses son socios de bancos estadounidenses y, por lo tanto, deben cumplir con las regulaciones bancarias estadounidenses. Como MSB canadiense que desea mantener su relación bancaria, debe asegurarse de consultar la lista SDN de OFAC y la lista OSFI. También debe informar a su banco cómo logra esto.
  • Programa de informes. Guarde todos los registros de sus informes.
  • Como MSB, es propenso a tener transacciones sospechosas. Debe conservar la evidencia y entregarla al banco.
  • Entrevista: será entrevistado y el gerente de la sucursal pondrá su propia recomendación. Algunas entrevistas no son oficiales y pueden realizarse por teléfono. Debe estar muy bien preparado para responder preguntas del banco con respecto a su programa de cumplimiento.
  • Programa de capacitación: debe tener un programa regular de capacitación sobre cumplimiento para su personal. Mantenga un registro de toda la capacitación y entrégueselo al banco como prueba de su programa de capacitación en acción.
  • Programa de Auditoría Interna: Debe mencionar en su manual de cumplimiento que ha aprovisionado un programa interno de evaluación de riesgos. Su auditoría interna debe realizarse al menos una vez al año.
  • Auditoría de riesgos externa: Es posible que deba realizar una auditoría externa por parte de auditores como Grant Thornton, KPMG, Ernst & Young u otros auditores AML.

Was ist AML-Compliance?

Dieses Dokument erläutert die AML-Compliance im Kontext oder Bereich des Money Service Business (MSB).

Die wettbewerbsintensive Welt des Devisengeschäfts und das neue regulatorische Umfeld haben einen zunehmenden Druck auf MSB und andere Finanzunternehmen ausgeübt, sich an die neuen staatlichen Anti-Geldwäsche-AML-Vorschriften zu halten. AML Compliance ist ein Kurzbegriff für alle systematischen Methoden, die zur Einhaltung dieser Vorschriften verwendet werden.

Ein vollständiges AML-Programm sollte aus Folgendem bestehen:

  • Aufzeichnungssysteme, die die KYC-Mindestanforderungen erfüllen
  • Automatisierte Systeme zur Validierung und Verifizierung von Aufzeichnungen
  • Transaktionsüberwachung
  • Risikobewertung und -bewertung
  • Risikoüberprüfungen und systematische Neubewertung von Aufzeichnungen
  • Berichterstattung der Regierung
  • AML-Audits
  • Automatische Werkzeuge

Was ist ein Money Service Business (MSB)?

Money Service Businesses (MSBs) sind Unternehmen, die das Einlösen von Schecks, Zahlungsanweisungen, Reiseschecks, Geldüberweisungs- und Überweisungsdienste, Währungshandel oder -umtausch sowie Produkte mit vorausbezahltem Zugang (früher Guthaben) anbieten.

Gelddienstleistungsunternehmen in den Vereinigten Staaten unterliegen den Anforderungen des Bank Secrecy Act und müssen sich bei FinCEN registrieren . In Kanada müssen diese Unternehmen die FINTRAC- Vorschriften einhalten.

Elemente eines AML-Compliance-Programms

  • Erstellung eines Compliance-Handbuchs
  • Bestellung eines Compliance-Beauftragten
  • Zeitraum Interne Audits (in der Regel jährlich)
  • Periodische externe Audits (normalerweise alle 2 Jahre)
  • Implementierung eines Compliance-Schulungsprogramms
  • Implementieren eines konformen Aufzeichnungssystems
  • Umfassendes KYC-Programm (Know-Your-Customer).
  • Systematische Berichterstattung (LCTR, EFTR, STR)
  • Archivierung wichtiger Papierdokumente und Kommunikation mit Behörden, Banken, Personen, Kunden und anderen Sorgfaltspflichtdokumenten
  • Interne Kontrollverfahren
  • Regelmäßige Überprüfung des Compliance-Programms
  • Management von Risiken

Was sind die häufigsten Mängel?

  • Unvollständige Registrierung
  • Unvollständiges oder veraltetes Compliance-System
  • Schlechte Risikoanalyse und -minderung
  • Schlechtes KYC für Kunden (z. B. fehlende Vollbelegung)
  • Schlechtes PEP-Ermittlungsprogramm
  • Schlechte Bestimmung durch Drittanbieter
  • Unzureichende Aufzeichnungen über die Unternehmensstruktur
  • Unzureichender KYC-Datensatz zu den Begünstigten
  • Schlechte Due Diligence bezüglich der Finanzierungsquelle
  • Verspätete Berichterstattung
  • Fehlende Schulungsunterlagen
  • Fehlende systematische Meldung verdächtiger Transaktionen (STR)
  • Mangel an rechtzeitiger externer Prüfung

Was müssen Sie für Ihr AML-Audit vorbereiten?

Stellen Sie für Ihr nächstes AML-Compliance-Audit sicher, dass Sie die folgenden Dokumente in Ordnung haben:

  • Aktualisiertes Compliance-Handbuch (Compliance Regiment)
  • Logbuch für Compliance-Schulungen
  • Firmenkundendokumente sollten vollständig sein
  • Kundeninformationen (KYC Due Diligence) sollten vollständig sein und in Ihr elektronisches Aufzeichnungssystem eingegeben werden (z. B. Beruf, Adresse, Geburtsdatum usw.)
  • Bereiten Sie die angeforderten Anfragen und Dokumente im Voraus vor
  • Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter auf persönliche Interviews vor und bitten Sie sie, ihr Material zu überprüfen
  • Der Compliance-Beauftragte wird befragt
  • Methoden der Risikobewertung können erfragt werden (wie man Hochrisiko- oder PEP-Kunden bestimmt)
  • Es wird empfohlen, Ihre F2R-Berichte bereitzuhalten und die Bestätigungsnummern in Ihr elektronisches System einzugeben

Was muss in Ihr AML-Compliance-Schulungsprotokoll aufgenommen werden?

  • Gegenstand des Schulungsmaterials
  • Datum, Uhrzeit und Ort, an dem das Training stattfand
  • Compliance-Schulungsmaterial beigefügt
  • Teilnehmerliste mit Unterschrift

Was ist ein AML- und ATF-Compliance-Handbuch?

Das AML & ATF Compliance Manual (Anti-Money-Laundering & Anti-Terrorist Financing) ist eine Dokumentation, die die Richtlinien und Verfahren umreißt, wie eine MSB-Organisation ihren gesetzlichen Verpflichtungen zur Bekämpfung der Geldwäsche nachkommt.

Wie lange dauert die Erstellung eines AML-Compliance-Regimes?

Dies kann von der Größe Ihres Unternehmens und den verschiedenen Produkten und Dienstleistungen abhängen, die Sie anbieten. Dies kann auch von der Verfügbarkeit unseres Compliance-Personals abhängen. Normalerweise lagern wir Ihr Compliance-Programm an Personen und Unternehmen aus, denen wir im Laufe der Jahre vertraut haben. Da unser Kerngeschäft die Softwareentwicklung ist, berechnen wir keine zusätzlichen Gebühren oder Provisionen als Zwischenhändler. Unser Ziel ist es, sicherzustellen, dass unsere Kunden im Geschäft bleiben, und wir werden sie bei jedem Schritt auf ihrem Weg begleiten.

Warum schließen die Banken Geldwechsel-Geschäftskonten?

Falls Sie es nicht wissen, gibt es einen zunehmenden Trend, dass Banken und andere Finanzinstitute Konten von MSB (Money Service Businesses) schließen. Dieses Phänomen ist in den USA und Kanada weiter verbreitet, wurde aber auch in anderen Ländern wie Australien, Großbritannien, Neuseeland usw. verfolgt.

Diese Frage mag fehl am Platz erscheinen, aber wir erhalten diese Frage seit mehreren Jahren kontinuierlich. Wenn Sie ein neues Gelddienstleistungsunternehmen sind, müssen Sie innehalten und dies lesen, bevor Sie sich an Ihre Bank wenden. Denken Sie daran, dass Sie nur eine Chance haben, es richtig zu machen, also bereiten Sie sich besser rechtzeitig auf diese Herausforderung vor. Wir empfehlen Ihnen auf jeden Fall, mit einem AML-Experten zu sprechen, bevor Sie sich an Ihre Bank wenden. In diesem kurzen Hinweis erfahren Sie, was Sie vorab wissen müssen.

Der allgemeine Eindruck ist, dass Banken versuchen, ihre Konkurrenz zu töten, indem sie ihnen die Fähigkeit zum Bankgeschäft nehmen. Obwohl dies wie ein gültiger Anreiz erscheinen mag, ist es nicht der wahre Grund für ihre Entscheidung.

Warum weigern sich die Banken, Konten für Devisengeschäfte zu eröffnen?

Der Grund liegt in der Risikokontrolle und -minderung. MSBs sind von Natur aus sehr riskante Kunden für die Banken, da sie leichte Ziele für Geldwäscher und Terroristen sind. Die Banken haben nicht die Zeit und die Ressourcen, um sicherzustellen, dass alle ihre Kunden die Regeln und Vorschriften befolgen, also versuchen sie, ihr Risiko zu mindern, indem sie die Ursache beseitigen. Allerdings wollen wir damit nicht sagen, dass es unmöglich ist, ein Bankkonto bei einem Finanzinstitut zu eröffnen, aber es ist definitiv eine große Herausforderung.

Es gibt mehr als einen oder zwei Faktoren, die die Risikobewertung eines MSB bestimmen. Banken müssen einen sehr ausgeklügelten und gründlichen Prozess der Risikobewertung durchlaufen, um die Kapazität eines MSB im Hinblick auf die Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu bewerten. Grundsätzlich muss man es den Banken einfach machen zu erkennen, dass man an ihr Problem gedacht und mit einer praktikablen Lösung an sie herangetreten ist.

Möglicherweise kennen Sie das Konzept einer punktzahlbasierten Risikobewertung. Vielleicht wissen Sie, dass der Gläubiger das Risiko auf der Grundlage verschiedener Faktoren bewertet, wenn eine Person einen Kredit beantragt. Einer dieser Faktoren ist die Kreditwürdigkeit der Person. Dieser Kredit-Score wird im Laufe der Jahre berechnet und bewertet.

Die Banken haben unterschiedliche Risikobewertungsmatrizen, aber sie haben alle einige gemeinsame Eigenschaften. Dies sind einige der Punkte, die die Entscheidung der Bank auf die eine oder andere Weise beeinflussen könnten:

  • Computergestütztes Aufzeichnungssystem (das von Ihnen verwendete System muss den Vorschriften entsprechen). MSBs, die ein manuelles Aufzeichnungssystem verwenden, werden es sehr schwer haben, ihre Konten betriebsbereit zu halten.
  • Ihr Management sollte alle Vorschriften für AML und ATF kennen und darin geschult sein. Sie sollten Ihre Managementschulung in regulatorischen Sicherheitsvorkehrungen, Aufzeichnungen und Berichterstattung aufbewahren und nachweisen.
  • Die Vielfalt der Dienstleistungen, die Ihr MSB anbietet (Überweisung, Bargeld, Scheckeinlösung, Handel mit Edelmetallen usw.); Mehr Dienste sind in der Regel riskanter. Da die Bank die Transaktion Ihres MSB Ihrer Aufsichtsbehörde melden muss, möchte sie wissen, wie viel Meldekosten Sie ihr bringen werden.
  • AML (Anti-Money-Laundering) & ATF (Anti-Terrorist Financing) Programm vorhanden (Handbuch für AML und ATF, maßgeschneidert für Ihr Unternehmen). Ihr Compliance-Handbuch sollte erwähnen, wie Sie Ihre KYC, KYA (Know Your Agent) , KYE (Know Your Employee), 24-Stunden-Regel, Sanktionslistenprüfungen jedes Mal durchführen, wenn Sie mit wiederkehrenden Kunden zu tun haben. Ein allgemeines Compliance-Handbuch wird von den Banken nicht mehr akzeptiert.
  • Hintergrundprüfungen gegen Sanktionslisten: müssen automatisiert werden, Banken akzeptieren keine manuellen Systeme. Ihre Liste muss mindestens wöchentlich aktualisiert werden. Die meisten kanadischen Banken sind Partner von US-Banken und müssen sich daher an die US-Bankvorschriften halten. Als kanadischer MSB, der Ihre Bankbeziehung aufrechterhalten möchte, müssen Sie sicherstellen, dass Sie sowohl die SDN-Liste des OFAC als auch die OSFI-Liste überprüfen. Sie sollten auch Ihrer Bank mitteilen, wie Sie dies erreichen.
  • Meldeprogramm. Bitte bewahren Sie alle Aufzeichnungen über Ihre Meldung auf.
  • Als MSB sind Sie anfällig für verdächtige Transaktionen. Sie müssen die Nachweise aufbewahren und der Bank vorlegen.
  • Interview: Sie werden interviewt und der Filialleiter wird seine eigene Empfehlung aussprechen. Einige Interviews sind inoffiziell und können telefonisch durchgeführt werden. Sie sollten sehr gut darauf vorbereitet sein, Fragen der Bank zu Ihrem Compliance-Programm zu beantworten.
  • Schulungsprogramm: Sie sollten ein regelmäßiges Compliance-Schulungsprogramm für Ihre Mitarbeiter haben. Führen Sie Aufzeichnungen über alle Schulungen und legen Sie sie der Bank als Nachweis für Ihr Schulungsprogramm vor.
  • Internes Auditprogramm: Sie müssen in Ihrem Compliance-Handbuch erwähnen, dass Sie ein internes Risikobewertungsprogramm eingerichtet haben. Ihr internes Audit sollte mindestens einmal im Jahr stattfinden.
  • Externe Risikoprüfung: Möglicherweise müssen Sie eine externe Prüfung durch Wirtschaftsprüfer wie Grant Thornton, KPMG, Ernst & Young oder andere AML-Prüfer durchführen.